Tôi có file Excel với các cột: Họ và tên, Địa chỉ, Số điện thoại... Xin hỏi cách chuyển cơ sở dữ liệu này vào dữ liệu Address Book của Windows XP?

Đáp:

Về cơ bản, bạn có thể dùng tiện ích “Address book” của WinXP để quản lý danh sách “Address book” của WinXP. Tiện ích “Address book” cho phép import/export dữ liệu từ/tới nhiều định dạng khác nhau, trong đó định dạng cơ bản nhất là văn bản thô. Tuy nhiên để tiện ích “Address book” hiểu được các thông tin trong 1 database nào đó (như Excel) thì worksheet Excel của bạn cần tuân thủ một số qui định, thí dụ mỗi hàng (record) Excel chỉ nên chứa các field được hiểu bởi “Address book” như “First Name”, “Last Name”... Để có thể tạo được 1 worksheet Excel chứa đúng những thông tin mà trình “Address book” hiểu, bạn có thể tiến hành tuần tự các thao tác sau đây:

1. chạy tiện ích “Address book” (bằng cách chọn Start.All Programs.Accessories.Address book), nếu hiện tại chưa có 1 record thông tin nào thì bạn hãy chọn menu File.New contact... rồi nhập vào 1 số thông tin cho đối tác mong muốn.

2. chọn menu File.Export.Other Address book để hiển thị cửa sổ “Address book Export Tool”, chọn mục “Text File”, chọn button “Export” và xác định file văn bản chứa kết quả. Khi cửa sổ CSW Export hiển thị, bạn hãy đánh dấu chọn vào tất cả các mục trong danh sách rồi chọn button Finish để chương trình xuất thông tin ra file qui định. Nếu bạn dùng WordPad mở file văn bản kết quả ra xem thì sẽ thấy nhiều hàng, hàng đầu gồm nhiều tên field cách nhau bởi dấu phẩy, mỗi hàng còn lại miêu tả 1 account đối tác. Bạn không nên hiệu chỉnh trực tiếp file này vì dễ nhầm lẫn.

3. chạy Excel, chọn menu File.Open, xác định file văn bản cần mở, khi cửa sổ “Text Import Wizard” hiển thị, bạn hãy đánh dấu chọn option “Delimited”, chọn button “Next”, chọn checkbox “Comma”, bỏ chọn checkbox “Tab” rồi chọn button Finish. Excel sẽ hiển thị thông tin trên 1 worksheet, hàng đầu chứa các tên field, các hàng còn lại mỗi hàng chứa thông tin của 1 đối tác. Bạn có thể thêm, bớt, hiệu chỉnh các cell thông tin theo ý muốn. Khi hoàn thành quá trình cập nhật thông tin, bạn chọn menu File.Save As để lưu kết quả theo định dạng text file ban đầu.

4. chạy lại tiện ích “Address book”, chọn menu File.Import.Other Address book để hiển thị cửa sổ “Address book Import Tool”, chọn mục “Text File”, chọn button “Import” và xác định file văn bản chứa thông tin cần Import rồi chọn button Next, Finish để import các thông tin từ file văn bản vào.